Contoh prosedur suatu perusahaan ikut tender

TENDER

Pengertian::
             Tender (pelelangan) adalah suatu proses pengajuan penawaran yang dilakukan oleh kontraktor yang akan dilaksanakan dilapangan sesuai dengan dokumen tender. seorang enterprener, yang telah memiliki perusahaan, kadang menerima undangan untuk mengikuti tender memasok barang/jasa atau membangun proyek dari instansi pemerintah atau perusahaan lain. selain lewat surat, pemberitahuan tender juga bisa ditemukan di surat kabar nasional.
            Nilai tender biasanya cukup besar. Seringkali, transaksi yang ditenderkan mengandung komponen mata uang lokal dan asing. Contoh tender skala besar misalnya pembangunan proyek infrastruktur publik, seperti jalan tol, pelabuhan; atau pembangunan gedung, seperti gedung perkantoran, apartemen, hotel, atau anjungan migas lepas pantai (oil and gas offshore rigs); atau pembangunan kapal angkut barang. Adapun contoh tender skala menengah misalnya pengadaan pasokan bahan baku atau suku cadang bagi perusahaan besar. Ikut bersaing dalam tender pengadaan barang atau jasa, apalagi membangun proyek, bukan pekerjaan mudah. Apalagi jika spesifikasi produk atau teknologi yang digunakan rumit dan mutakhir. Bagi pengusaha yang baru pertama kali mengikuti tender, hal ini membutuhkan keahlian teknis untuk menganalisa proyek/produk yang ditenderkan dan mengenali organisasi pengundang tender. Selain itu, butuh keahlian menilai kekuatan dan kelemahan peserta tender lainnya.

       Untuk transaksi dalam nilai besar, tender biasanya dilakukan dalam dua tahap, yakni tender prakualifikasi (pre-qualification bid) dan tender komersial (commercial bid). Persaingan harga antara para peserta tender baru akan terjadi pada tahap kedua, yaitu dalam tender komersial.

Tujuan::
Menyeleksi dan menetapkan calon kontraktor yang akan mengerjakan pekerjaan.

Jenis Tender:: 

Tender Prakualifikasi::

            Dalam tahapan ini, perusahaan pengundang tender ingin mendapatkan kepastian bahwa peserta tender adalah badan hukum yang sah, memiliki ijin usaha, dikelola manajemen yang profesional, mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman tentang transaksi bisnis yang ditenderkan, tidak pernah melanggar hukum, dan kondisi keuangan perusahaan dalam keadaan sehat. Selain itu, peserta mempunyai tim tenaga ahli untuk melaksanakan proyek atau transaksi bisnis yang ditenderkan. Jika semua memenuhi syarat, perusahaan perserta layak mengikuti tender.

            Untuk tender internasional, peserta tender wajib memiliki peringkat atau credit rating grade “A” menurut penilaian Standar & Poor atau grade “A2” menurut penilaian Moody. Standar & Poor dan Moody adalah perusahaan pemeringkat (credit rating company) yang diakui secara internasional.

            Apabila peserta tidak termasuk dalam daftar peringkat Standar & Poor atau Moody, pengundang tender akan meminta peserta mendapatkan jaminan finansial (financial guarantee) dari salah satu bank yang dianggap kredibel oleh pengundang.

            Sebelum tanggal penutupan tender, setiap peserta (bidder) menyatakan secara tertulis dan rahasia, biasanya dalam amplop tersegel, tujuan mengikuti tender. Surat pernyataan mengikuti tender ditujukan kepada komite tender perusahaan pengundang, dan dilampiri sejumlah dokumen.

            Dokumen yang dibutuhkan antara lain:

• Nama dan alamat peserta, telepon, faks, e-mail, 
• Akta pendirian, Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga perusahaan, 
• Salinan surat ijin usaha dan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP), 
• Surat kuasa perusahaan, 
• Di Indonesia, peserta tender diwajibkan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), 
• Menyampaikan rencana teknis (technical proposal) untuk melaksanakan pembangunan proyek yang ditenderkan, 
• Laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, dan laporan arus kas).

            Disamping dokumen tersebut, peserta wajib mendapatkan jaminan bank (bid bond) sebesar kurang lebih 2% dari total nilai transaksi bisnis yang ditenderkan.

            Setelah tanggal penutupan tender prakualifikasi komite tender akan mengevaluasi kredibilitas semua peserta dan dokumen tiga tahun terakhir. Selanjutnya ketua komite tender akan mengumumkan para peserta yang lolos dari saringan tender prakualifikasi. 

Tender Komersial::

            Pada tahapan ini, peserta yang lolos tender prakualifikasi dapat mengajukan surat berisi penawaran harga dan memanyatakan telah memahami ketentuan tender yang telah ditentukan komite tender.

            Surat pernyataan itu dilampiri rencana kerja yang mencakup rencana teknis, administrasi, keuangan (jika sumber pendanaan dari luar perusahaan), dan kadang disertai surat dukungan dari supplier. Beberapa bank yang bersedia menjamin debitur antara lain, Citibank, HSBC, Sumitomo Mitsui, Deutsche Bank, dan sebagainya.

            Dalam tender pasorak barang, komite tender menawar harga CIF (cost, insurance, freight) sampai ke tempat tujuan. CIF berarti harga yang diminta komite sudah ditambah premi asuransi dan biaya angkut barang.

Mengikuti Tender::

            Sebelum melangkah lebih jauh, peserta yang memutuskan mengikuti tender harus mempersiapkan diri agar tidak kalah atau mengundurkan diri pasca tender prakualifikasi. Kedua kemungkinan ini akan mengakibatkan kerugian uang. Itu sebabnya, peserta tender harus meneliti kriteria dan ketentuan transaksi yang ditenderkan, menganalisa kemampuan perusahaan memenuhi kriteria tersebut, dan memprediksi kemenangan tender.

            Kent B. Monroe, ahli strategi dan perencanaan bisnis, menyarankan para peserta tender memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Memahami kriteria dan ketentuan, terutama dari segi teknis dan teknologi, 
2. Mengetahui dan memiliki pengalaman teknis yang berkaitan dengan proyek/produk yang ditenderkan, 
3. Memiliki peralatan dan kapasitas produksi yang mendukung perusahaan dalam melaksanakan proyek/produk yang ditenderkan, 
4. Memiliki kemungkinan mengikuti tender berikutnya, 
5. Mampu merinci desain produk, batas waktu penyelesaian proyek/produk, tingkat persaingan, dan batas waktu penyerahan proyek/produk, 
6. Mampu bersaing dengan peserta tender lain. 

Persyaratan Tender::

• Peserta harus memiliki SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan).
• Mengajukan formulir keikutsertaan.
• Melunasi kewajiban pajak.
• Mempunyai pengalaman dalam penyediaan barang.
• Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak dalam pemberhentian usaha, dan tidak bangkrut.
• Tidak terdaftar dalam daftar hitam di suatu instansi.
• Memiliki kemampuan memasok sesuai dengan paket pemasok.
• Mempunyai surat dukungan keuangan dari Bank.
• Membuat pernyataan kompetensi dan kemampuan usaha.
• Memiliki alamat usaha yang jelas. 

Contoh Tender::







kalau kurang lengkap bisa dilihat di::

http://www.ilmusipil.com/cara-membuat-dokumen-penawaran-proyek
http://www.majalahduit.haeruddinahmad.com/panduan-mengikuti-tender-proyek-untuk-pemula-bagian-i/

sekian, terima kasih..